您的電子郵件簽名代表專業形象，而將其改為吸引人的設計有時能提升個人形象。繼續閱讀本指南，了解如何在網頁，客戶端，與移動端設定Outlook簽名檔，並獲取設定簽名的實用技巧。
為何要設定或修改Outlook簽名檔？
設定或修改Outlook簽名檔不僅是設計調整，更是專業品牌與溝通策略的明智之舉。優化的簽名檔能確保所有郵件風格一致、突顯關鍵聯絡資訊，甚至可推廣網站或最新優惠。
當公司進行品牌重塑、聯絡資訊變更或行銷活動更新時，修改 Outlook 簽名檔能確保每封外發郵件皆符合當前企業形象與 SEO 目標。
定期更新簽名檔還能提升可信度，透過可點擊連結與明確行動呼籲促進互動。
Outlook簽名檔設定 – 網頁版
在 Outlook 網頁版設定簽名檔與 Windows新版Outlook 應用程式同樣簡易。以下說明如何透過網頁版調整自動簽名設定：
1. 前往Outlook網站。
2. 使用您的電子郵件地址與密碼登入。
3. 點選視窗右上角的設定（齒輪圖示）。
4. 選擇帳戶 > 簽名。
5. 在 Outlook 中設定或修改簽名檔。
- 設定新簽名：點擊+ 新增簽名，輸入名稱並編輯詳細設定。
- 修改現有簽名：展開「+ 新增簽名」按鈕下的簽名選單，選擇欲修改的簽名，可調整字型、顏色及樣式。
6. 在選取預設簽名區段中，分別設定新郵件與回覆/轉寄的預設簽名。
7. 點擊儲存以套用變更。
在桌面版Outlook中設定簽名檔
於Windows版Outlook設定簽名檔
在新版Outlook應用程式中
在Windows上的新版Outlook中設定簽名檔與Outlook網頁版的操作流程相當類似，因此可直接參照前述說明。
經典版Outlook應用程式
經典版Outlook的簽名設定與修改方式略有不同，步驟如下：
1. 在 Windows 電腦開啟經典版 Outlook 應用程式。
2. 點擊撰寫郵件開啟新郵件。
3. 從頂部選單選擇插入。
4. 點擊簽名。
5. 設定或修改Outlook簽名檔。
- 設定新簽名：點擊「+ 新增簽名」按鈕，輸入名稱並編輯簽名細節。
- 修改現有簽名：直接從選單選取該簽名，於「編輯簽名」欄位修改內容。
6. 若要將指定簽名套用至新郵件或回覆/轉寄郵件，請在「選擇預設簽名」下選取所需簽名。
7. 點擊「確定」以套用變更。
在Mac版Outlook中設定簽名檔
以下說明如何在Mac版Outlook中設定簽名檔：
1. 於 Mac 裝置開啟 Outlook 應用程式。
2. 點擊 Mac 螢幕左上角的 Outlook 圖示。
3. 從下拉式選單選擇 偏好設定。
4. 在「電子郵件」區段中選擇 簽名檔。
5. 新增或修改簽名檔。
- 新增簽名：點擊「編輯簽名」區塊左下角的+按鈕，輸入簽名名稱並編輯詳細內容。
- 修改現有簽名：從「簽名名稱」清單中選取目標簽名，點擊「編輯簽名」區塊右下角的編輯按鈕。系統將彈出編輯視窗。
6. 點擊頂部選單中形似文件的儲存按鈕，隨後關閉彈出視窗。
7. 在選擇預設簽名區段，為新郵件或回覆/轉寄郵件分別選取欲套用的簽名。
8. 關閉視窗後，即可在郵件中使用簽名。
Outlook設定簽名檔 – 行動端
在Android上設定Outlook簽名檔
以下是在Android裝置上設定Outlook簽名檔的步驟：
- 於 Android 裝置開啟 Outlook 應用程式。
- 點擊畫面左上角的 Outlook 圖示。
- 於展開頁面左下角選擇設定（齒輪圖示）。
- 點擊您的帳戶並選擇簽名檔。
- 輸入欲作為簽名的文字與連結。
- 點擊完成儲存變更。今後透過Android裝置發送的Outlook郵件，底部將顯示簽名。
若要在Android裝置的Outlook郵件簽名中添加圖像標誌，請先建立含圖片的HTML格式簽名並寄送至您的電子郵件地址。接著開啟該郵件，複製完整簽名內容（含圖片），貼至 Outlook 應用程式的簽名編輯頁面，最後儲存變更。此後透過 Outlook 發送的郵件將自動採用含圖片的簽名。
iPhone/iPad版Outlook簽名檔設定
請依下列步驟於iPhone或iPad設定Outlook簽名檔：
- 於 iPhone 或 iPad 開啟 Outlook 應用程式。
- 點擊左上角的選單圖示（三條橫線）。
- 點擊左下角的齒輪圖示（設定）。
- 在設定中選擇簽名。
- 編輯您的簽名。您亦可點擊裝置螢幕左下角的圖片圖示，將圖像標誌加入簽名。
- 點擊儲存以保存變更。
如何編輯一個專業的Outlook簽名檔？
建立專業電子郵件簽名檔，能讓您在每次發送郵件時展現條理分明且值得信賴的形象。設計應保持簡潔易讀——採用簡約字型、統一配色，並避免多餘元素。務必包含全名、職稱、公司名稱、電話號碼及網站等關鍵資訊，方便他人聯繫。
添加小型公司標誌或簡短行動呼籲（如網站連結），亦能提升簽名檔吸引力。儲存前請測試桌面版與行動裝置的顯示效果，確保所有內容完整呈現。精心設計的 Outlook 簽名檔不僅彰顯專業形象，更能強化品牌識別度。
提示：為提升 Outlook 重要資訊的安全性，可嘗試加密電子郵件或使用強效 VPN 隱藏線上數據。VPN 能加密您的 IP 位址與瀏覽紀錄，使駭客無法追蹤真實 IP。閃連VPN採用軍用級加密演算法，能將您的數據深埋地下，是款強大的防護工具。
如何修復“Outlook簽名檔無法設定”？
無法設定 Outlook 簽名檔的問題通常可采用以下方法來快速解決。但請首先檢查Outlook 是否服務中斷，若屬此狀況，只能等待官方修復。
接著檢查 Outlook 是否以管理員模式運行，或您的帳戶是否受組織管理——這些設定可能限制編輯權限。
確認您使用的是正確的電子郵件帳戶設定檔，因簽名檔會為每個帳戶獨立儲存。若「簽名」按鈕呈灰色不可用，請嘗試重新啟動 Outlook 或更新至最新版本。使用 Outlook Web 時，可清除瀏覽器快取或切換至其他瀏覽器測試。
若上述方法均無效，請嘗試暫時停用加載項，因其有時會干擾簽名設定。問題解決後，您即可順暢編輯並儲存電子郵件簽名。
結論
設定 Outlook 簽名檔操作簡易，對維持品牌形象一致性至關重要。遵循上述步驟，讓您的電子郵件始終保持專業且最新狀態。
